Apps y Programas de Agendamiento de Citas Ideales para Tu Estética

    

El agendamiento de citas es una de las actividades que mayor tiempo ocupa la recepción de un centro estético. Por lo general, el recepcionista debe atender los clientes, contestar el teléfono, buscar disponibilidad, agendar la cita y cobrar servicios. 

Todas estas actividades juntas pueden ser agotadoras. Por suerte existen apps y programas especiales que simplifican esta y muchas otras actividades de trabajo. Entre sus principales beneficios, podemos mencionar el aumento de la productividad y eficiencia. 

Agendamiento de Citas: la Importancia de Contar con un Sistema Eficaz

Cualquier negocio que desee alcanzar la excelencia debe aprender a aumentar su eficiencia y productividad. Cosa que hoy día, gracias a la tecnología y la automatización de procesos, prácticamente cualquier emprendedor puede conseguir. 

Por ejemplo, en el caso de los centros de estética, se pueden usar software que ayuden en tareas como la contabilidad, la gestión del almacén e, incluso, en el agendamiento de citas.

Para este último caso, se trata de una interfaz web que permite al paciente revisar desde su computadora o celular la disponibilidad y agendar su cita automáticamente, una ventaja para él y para el centro estetica. 

Como normalmente se realizan llamadas o se debe ir a la estética a preguntar la disponibilidad, con un software se puede ahorrar ese tiempo, dejando de depender de la capacidad de trabajo de la secretaria, quien también tiene la tarea de atender otras llamadas, revisar la agenda, confirmar citas y recibir a otros pacientes.

Así, además de la comodidad del cliente, se consigue que el personal tenga tiempo para atender a los pacientes, resolver problemas y dudas de la clientela.

Conoce los Errores y Problemas Más Comunes en el Agendamiento de Citas

Es normal equivocarse cuando se llevan citas u otras actividades de forma manual o tradicional. Pero, con el uso de la tecnología, puedes reducir la posibilidad de que ocurran errores.

En el caso del agendamiento de citas, los más comunes son:

  • Confundir días. Es normal que al llevar una agenda manual confundas las fechas y anotes pacientes en días que no corresponden al solicitado o acordado.
  • Agendar varios pacientes para una misma hora. Cuando tienes una gran cantidad de pacientes para un mismo día, si te descuidas, puedes pautar más de uno para la misma hora. 
  • Anotar mal los datos de contacto del paciente. Puede pasar que, por un error en la comunicación, te equivoques y registres mal el número de teléfono de la persona que solicita la cita.
  • Olvidar confirmar las citas. Cuando tienes agendadas varias personas un mismo día, al momento de confirmar, puedes saltarte alguno y dejar sin verificar su asistencia.  
  • Equivocar los servicios o tratamientos a aplicar. Si ese día te encuentras distraído, puedes agendar las citas con tratamientos equivocados.
  • Errores en los precios de los servicios. Si no estas pendiente puedes confundir los precios de los productos o servicios a ofrecer. 

Como ves, si en algún momento pierdes la atención, cometerás cualquiera de los errores que acabamos de mencionar. Aunque parecen insignificantes, pueden generar problemas que terminen en pérdidas económicas o el disgusto del cliente. 

Ventajas y Beneficios de los Sistemas de Agendamiento de Citas para Tus Pacientes

Además  de evitar los errores y problemas que acabamos de ver, el uso de software para citas ofrece otras ventajas y beneficios. Entre ellos, podemos destacar los siguientes:

  • La optimización del tiempo. El tiempo que antes usabas para agendar citas, ahora puedes utilizarlo para realizar otras actividades. 
  • Mejora en los sistemas de atención y la satisfacción del cliente. El cliente percibe que la app simplifica la tarea de agendar la cita, sintiéndose mejor atendido y aumentando su satisfacción. 
  • Aumento de la productividad. La secretaria, quien antes invertía mucho tiempo agendando citas, ahora tendrá tiempo para ocuparse de otras actividades con mayor atención. 
  • El paciente gana practicidad. Es un sistema que funciona 24 horas, eso permite que el paciente pueda agendar su cita en el momento que les sea más conveniente.
  • Recuerda al paciente el día y hora de su cita automáticamente. Estos sistemas están programados para que un día antes envíe avisos vía correo electrónico o por mensajes de texto. 
  • Reduce el costo de llamadas telefónicas para confirmaciones. Vinculado con el anterior, ahorraras los pagos por llamadas telefónicas de confirmación.   
  • Facilita el control de horarios y la planificación. Al estar todo digitalizado puedes visualizar los horarios de las citas y planificar la disponibilidad de cada día automáticamente.
Agendamiento de citas con apps
Atribución: Photo by Mimi Thian (@mimithian) on Unsplash on Unsplash Bajo Licencia CCO

Agendamiento de Citas: Trucos y Tips para Tener una Agenda Perfecta en tu Centro de Estética

En los centros de estética, el agendamiento de citas es una de las actividades más comunes y de las que más tiempo quita. Pero, al igual que cualquier otro proceso, es posible agilizarlo y optimizarlo. Solo es cuestión de aprender algunos tips que te enseñen a tener mayor control. 

Aunque usar los sistemas digitales de gestión de citas es un gran avance, siempre puedes reforzar su trabajo aplicando algunos trucos. Por eso, pensando en ayudarte,  ahora te enseñamos a tener una agenda perfecta.

Lo primero es buscar un programa de agendamiento de citas que te permita realizar las siguientes acciones o que cuente con las siguientes herramientas: 

  1. Que posea filtros o acciones que te permitan cruzar la información que facilite encontrar un hueco para tus clientes. Es decir, que permita conjugar variables como la fecha, hora, disponibilidad de aparatos y personal para encontrar un espacio donde agendar una nueva cita.
  2. Que incluya el sistema de petición de citas online. De esta manera, el cliente podrá reservar su tratamiento desde su PC o smartphone sin tener que llamar o visitar la estética. La principal ventaja de este sistema es que se crea una agenda automática sin que debas preocuparte por la planificación.
  3. Que puedas programar recordatorios. Busca un software que envíe automáticamente recordatorios por mensajes de texto o correo electrónico a tus pacientes.
  4. Te brinde la posibilidad de gestionar los tratamientos que requieren varias sesiones para completarlo. Es decir, que te permita descontar y validar las sesiones que han sido realizadas.
  5. Con la que registres y organices los datos personales y preferencias de tus pacientes. De esta manera, podrás usar esa información para ofrecer un servicio personalizado y más agradable. 

Apps y Sistemas de Agendamiento de Citas Ideales para tu Estética

Ahora que conoces algunas de las características y beneficios de las apps y programas de agendamiento de citas, es hora de revisar algunos de los software que puedes conseguir en el mercado y que te ayudarán a mejorar la gestión de tu estética.

FLOWww

Es un software diseñado exclusivamente para estéticas. Incluye diferentes servicios de gestión entre los que destaca el de agendamiento de citas Flowwer.

Este programa permite al usuario programar citas desde la página web de la estética, desde Instagram, Facebook y aplicaciones descargables.

El servicio app está disponible para Android e IOS y desde la aplicación el usuario podrá tomar su cita en solo 4 pasos: 

1. Escoge el centro estético.

2. Escoge el tratamiento o pack de servicios.

3. Visualiza y escoge la fecha.

4. Toma la hora y listo.

Sus funciones te permitirán personalizar el calendario según tus necesidades, consiguiendo más reservas online y ahorrar tiempo con una agenda 24/7.

Es un sistema de uso pago, pero permite usar una versión de prueba por tiempo limitado.

Digital Call

Esta aplicación está disponible para smartphones y tablets Android. Consiste en un calendario digital donde podrás agendar las citas y los tratamientos de tus clientes. Posee una interfaz gráfica muy atractiva y fácil de usar.

Entre sus funciones destacan:

  • Sincronización con Google Calendar, Outlook y Exchange.
  • 7 vistas de calendarios.
  • Calendario premium de feriados, deportes, TV, finanzas y estilo de vida.
  • Pronóstico meteorológico mundial.
  • 42 colores para codificar los eventos.
  • Búsqueda de lugares.
  • Notificaciones.
  • Gestión de invitaciones con pedido de confirmación y respuesta al organizador y a los invitados
  • Planificación de citas en zona horaria local y extranjera.
  • Asignación de imágenes a eventos en 27 idiomas.

Awesome Note

Es una app disponible para teléfonos móviles con sistemas operativos IOS y Android. A pesar que esta app no permite que tus clientes agenden citas automáticamente, te ayuda a organizar los pendientes del día a día.

Su funcionamiento consiste en crear notas por día. Puedes realizar notas de texto o de voz, a las que podrás tener una acceso rápido gracias a su etiquetado por colores.

Esta aplicacion te permite:

  • Crear notas.
  • Grabar voces.
  • Recuperar notas enviadas a la papelera.
  • Configurar recordatorios para eventos importantes.
  • Proteger tus notas con contraseñas.
  • Acceso rápido.
  • Organización y visualización cómoda de las notas creadas.
  • Sincronización de datos desde múltiples dispositivos.
  • Escoger entre 4 temas.
  • Crear copias de seguridad en la tarjeta SD.
  • Programar copias de seguridad automáticas.
  • Descargar notas importantes.
  • Compartir notas por SMS, correo electrónico, bluetooth, etc. 

Wunderlist

Wunderlist o lista de tareas es un programa gratuito disponible para iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire y en la web. Funciona perfectamente en todos los dispositivos más importantes.

Es una agenda donde puedes programar proyectos y actividades. Te ayuda a organizar y compartir listas de tareas. Establece fechas de vencimiento, te envía notificaciones  y asigna tareas pendientes.

Con ella podras:

  • Crear carpetas por proyectos o actividades.
  • Compartir listas de tareas.
  • Establecer fechas límite.
  • Asignar recordatorios.
  • Recibir notificaciones vía email y en la app.
  • Crear notas.
  • Sincronizar dispositivos.
  • Crear etiquetas.

Al igual que el caso anterior, tus clientes no podrán acceder para crear automáticamente sus citas, pero te será útil para automatizar la toma de citas y recordar actividades pendientes. 

Fantastical

Es una aplicación para IOS que permite crear una agenda. Es bastante sencilla e intuitiva de manejar. De sus características destacamos:

  • Análisis de lenguaje natural
  • Recordatorios
  • Visualización de agenda semanal y mensual.

Como las dos anteriores, tampoco permite el acceso del cliente a la planificación, pero te ayuda a mantener la agenda organizada desde tu teléfono celular. 

Timify

Es un servicio que incluye varias funciones para la gestión de negocios. Entre ellas, un sistema de gestión de citas y agenda por app móvil. 

Te permite crear una agenda de trabajo diario general y por empleado, a la que podrán acceder desde sus teléfonos móviles. Un beneficio muy importante es que se actualiza constante y automáticamente. 

Además, posee un módulo de notificaciones en tiempo real, que te notifica inmediatamente cuando un cliente agenda o cancela una cita.

Entre sus beneficios podemos destacar:

  • Fácil instalación.
  • Disponible para IOS y Android.
  • Optimizada para teléfonos móviles.
  • Actualizaciones continuas y automáticas.

Es un servicio pago pero tiene una versión de prueba de 14 días, descargable desde su página web. 

Calendar

Existen otros servicios de agenda parecidos a los que nombramos anteriormente que funcionan por calendarios. Muchos están disponibles en la web y permiten la sincronización con otros dispositivos. 

Por ejemplo, Google Calendar o Sunrise, ambos disponibles para teléfonos o en formato de app telefónica.

La mayoría son de uso gratuito y, aunque no dejan que el cliente acceda y cree su propia cita, te permiten llevar un control más organizado de tus citas y programar recordatorios.  

Para profundizar sobre el uso de los calendarios de Google te recomendamos ver: 

Cómo usar el Calendario de google – Aumentar productividad

ReservaTurno

Reserva tu Turno es una app especial para centros estéticos y peluquerías. Sus usuarios la descargan a su teléfono Android y desde allí puede ubicar los centros más cercanos al lugar donde se encuentran. 

Simplifica que el cliente pueda agendar su citas porque tiene acceso 24/7 a la aplicación y de forma automática queda grabada en tu planificación. Para el usuario es muy atractivo porque desde ella pueden aprovechar descuentos y beneficios exclusivos.

Funciona de la siguiente manera:

  • El cliente escoge el centro estético.
  • Selecciona el servicio.
  • Ubica el especialista.
  • Escoge el día y hora ¡y listo!
Usar apps para el agendamiento de citas
Atribución: Photo by Andrew Neel on Unsplash Bajo Licencia CCO

Los Errores Más Comunes en la Implementación y Cómo Evitarlos

Los software están diseñados para minimizar los problemas comunes del agendamiento de citas, pero aún así, pueden ocurrir. Por lo general, cuando pasan no son a consecuencia de fallas del programa, si no, por errores al escoger el sistema.

 Los más comunes son:

  • Confundir formulario de contacto con agendamiento online. Se suele confundir los formularios de contacto que toman los datos de la persona con el agendamiento online. Cuando el cliente deja su información personal en esta pestaña, solo obtendrás un nuevo contacto, pero este procedimiento no agenda ni día ni hora para una cita.
  • Usar programas que no integren todos las funciones. Escoger un sistema que no integra las funciones es un gran error. Esto confunde a la persona encargada de revisar las citas, quien tendrá que armonizar más de un sistema. 
  • Elegir el sistema de gestión solo pensando en el costo. Los sistemas de agendamiento de citas más baratos no siempre son los mejores, porque seguramente van a dejar por fuera muchas funciones. Antes de comprar solicita pruebas gratis o que te especifiquen las características del sistema. 

En el siguiente video puedes revisar algunas de las mejores aplicaciones de agenda para automatizar tu centro de estética:

CONOCE LAS 3 MEJORES APP DE AGENDA GRATUITAS PARA ANDROID O IPHONE

Conclusión

Como te comentamos en nuestro artículo sobre 4 software gratis para estética, la tecnología y el desarrollo de software han permitido la automatización de varios procesos del centro estético, ayudando a que tareas que toman mucho tiempo, como el agendamiento de citas, se simplifiquen. 

En el mercado puedes encontrar diversos proveedores de apps y programas que ofrecen características y funciones específicas. Pero en general, todas se diseñan con el objetivo de mejorar la gestión de la estética.

Entre tantas opciones, para escoger la mejor, solo debes buscar aquella cuyas características y funcionamiento de adapte a tus requerimientos y posibilidades. 

Si te preocupa perder la inversión utiliza las plataformas que ofrecen pruebas gratis. 

Lo importante es que te animes y las pruebes, te garantizamos que notarás cambios increíbles en tu estética.

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