¿Cómo Tener la Agenda Llena de Citas en tu Estética?: Mejores Tips

    

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Si en tus días de semana pasas horas sin trabajar por falta de clientes, significa que tu sistema de agenda de citas para estética está fallando. No es normal que eso ocurra. Además, cada hora improductiva significa cientos de problemas para ti.

Lo bueno es que corregirlos es sencillo, solo es cuestión de identificar las fallas y aplicar los correctivos. Como generalmente los errores son comunes entre estéticas, a continuación te dejamos una lista con consejos para corregirlos.

¿Cuáles son las Consecuencias de una Agenda con Huecos para tu Estética?

Cada hora de trabajo que pasas sin realizar un tratamiento es dinero perdido. Principalmente, porque durante estas horas libres, seguirán acumulándose los gastos que al final del mes igual tendrás que pagar.

Por ejemplo, el alquiler del local es un gasto diario que llega a principio de mes independientemente si solo trabajas 3 días de la semana. Así, también pasa con el pago de tus empleados; ellos cobrarán igual las horas hayan o no trabajado.

Si no eras consciente de este problema, seguro te acabas de sorprender. Y eso que hasta ahora solo hablamos de las pérdidas económicas. Cuando detallamos las consecuencias vemos que los huecos en tu agenda de citas para estética generan cientos de inconvenientes.

Pérdida de Clientes

Una agenda vacía solo te indica dos cosas. La primera es que tu estrategia para captar clientes está fallando; y la segunda es que los pocos clientes que han llegado no están regresando. 

El primer caso posiblemente se de porque no logras conectar con quienes necesitan tus servicios y, mucho menos, atraerlos a ti. Para solucionarlo debes crear una plan de marketing donde definas un público objetivo y los medios donde encontrarlo. 

Si quieres saber sobre este tema te recomendamos leer: Marketing para Spa: Lo que Debes Saber

Para el segundo supuesto, lo que pasa es que tras realizarse un primer tratamiento, tus pacientes no encuentran razones para volver. Ahora, esto no siempre significa que hubo un mal servicio, puede ser que el problema sea que no manejes estrategias de fidelización. 

Si deseas saber más sobre estrategias de fidelización te recomendamos leer:  Estrategias de Fidelización de Clientes para Tu Centro Estético

Rendimiento Malo o Nulo

Las horas o días con espacios vacíos en tu agenda son completamente improductivos. Lo peor es que cuando se vuelve una situación común afecta el rendimiento del negocio. Te irás llenando de horas sin ganancias que, por más que trates, no podrás compensar con las pocas horas productivas que tengas.

Negocio Poco Eficiente

Contrario a lo que debería ser, tu centro de estética se irá convirtiendo en una máquina de gastos. Esto te llevará a tomar decisiones que te ayuden a solventar las pérdidas. 

Te verás obligado a eliminar servicios, prescindir de personal, dejar de vender ciertos productos. Todo esto con la intención de mantener el negocio y cubrir tus deudas. Pero esto solo disminuirá la calidad del servicio e igual perderás más clientes.

Pérdida de Tiempo

Sin dudas, en esta situación mantener la estética será una gran pérdida de tiempo. Si inicialmente la intención era trabajar 8 horas diarias, lo correcto es que estés produciendo durante todo ese lapso. 

Esa es la única forma de garantizar ganancias y hacer que el negocio crezca, si no todo será tiempo perdido. 

Pérdida de Dinero

Como te dijimos al inicio, aunque no uses los equipos, el personal esté desocupado  y no realices ningún tratamiento, los gastos seguirán apareciendo. Por eso, cada espacio libre en tu agenda es dinero perdido.

Principales Errores que Puedes Estar Cometiendo en el Agendamiento de Citas

Los espacios libres en la agenda no aparecen por casualidad. Ellos con consecuencia de fallas en la organización, falta de estrategias, etc . Para ayudarte, ahora te indicamos los errores más comunes a la hora de crear la agenda de citas para estética.

Superposición de Turnos en la Agenda de Citas de Estética

Es común que ocurra cuando no llevas una agenda ordenada. También, cuando tienes agendas manuales en las que, por error, a veces se citan dos personas para el mismo turno.


Que pase esto es lo peor, porque si no cuentas con el espacio, los equipos o el personal suficientes, uno de los dos clientes tendrá que esperar. En muchos casos, esa persona terminará por irse con una mala experiencia, lo que ocasionará que probablemente nunca vuelva.

No Contar con un Sistema de Agendamiento de Citas

Como comentamos en el punto anterior, llevar una agenda de citas para estética manual puede crearte muchos problemas. Sobre todo a la hora de organizar el tiempo y el personal. Por eso, te recomendamos las agendas digitales. 

Existen cientos de opciones. Puedes crearlas utilizando desde una simple hoja de Excel hasta con softwares especiales de agendamiento de citas para estéticas. Lo ideal es ubiques uno que se adapte a ti. 

Para aprender más sobre estos sistemas te recomendamos leer:  Apps y Programas de Agendamiento de Citas Ideales para Tu Estética

Mal Cálculo del Tiempo de Duración de la Cita

Esta es otra situación común que no deja de ser bastante grave cuando ocurre, porque genera molestias en los clientes. 

Lo que pasa es que, por lo general, las personas programan sus citas en función de otras actividades. Por eso, un tratamiento retrasado porque no se ha terminado el tratamiento anterior incomoda a la persona programada para esa hora

No Asignar al Personal o Esteticista que se Va a Ocupar de la Cita

El agendamiento de citas para estética no se restringe únicamente a asignar los horarios de llegada de clientes, sino que también, debes programar el personal que atenderá a esas personas. Hacerlo te permitirá conocer la disponibilidad de personal.

Por ejemplo, si alguien agenda a las 3:00 pm. un tratamiento antiage y otra persona solicita una depilación láser en ese mismo horario y, estos tratamientos son realizados por personas diferentes, de contar con las camas disponibles puedes agendar esas dos personas para la misma hora sin problemas.

Desconocimiento del Tratamiento se Realizará el Paciente o Qué Equipamiento Será Necesario

En una agenda ordenada se indica el tipo de tratamiento que desea cada paciente durante el día. También, los equipos que serán necesarios para cumplir con esa solicitud.

Si lo haces de esta forma conseguirás mayor organización y procesos más eficientes. Porque conoces de antemano la disponibilidad  o necesidad de espacios y equipos antes de la llegada del cliente.

cómo llenar tu agenda de citas para estética
Atribución: Photo by Polina Zimmerman from Pexels Bajo Licencia CCO

Tips Importantes para Tener la Agenda Llena de Citas en tu Centro Estético

Como ya conoces los errores, es hora de aprender los tips que te harán mantener llena la agenda del centro de estética. 

Innova para Tener Llena la Agenda de Citas de la Estética

Es importante que te mantengas innovando desde todo punto de vista. Recuerda que los clientes siempre buscan  lo que está en tendencia y si tu no se los ofreces, van a otro centro de estética que sí lo tenga.

Empieza por actualizar tus conocimientos y el de tu personal. Cada nuevo año pregúntate ¿Cuál será la tendencia esta temporada? ¿Habrán actualizado algún procedimiento para este año? Dependiendo de las respuestas busca aprenderlo e incorporarlo. 

También, es común que cada cierto tiempo aparezcan nuevos productos, tratamientos y/o aparatología estética. Tu deber es que, si tus clientes comienzan a buscarlo, lo incorpores lo más pronto posible a tus servicios.

Ahora, este proceso de innovación aplica de igual forma para el caso de los aparatos que usas. Si existe una versión más moderna trata de actualizarte, ten presente que con el tiempo estos equipos van fallando o quedando obsoletos. Reemplaza tus aparatos y ofrece solo lo mejor a tus pacientes.

Sé Original

Como sabes, todos los centros de estética ofrecen básicamente los mismos tipos de tratamientos. Entonces piensa ¿por qué alguien preferiría quedarse en la tuya?

El secreto es ofrecer algo diferente, algo que les sea atractivo. Por ejemplo, desarrolla tu inventiva y arma promociones o concursos únicos; piensa en qué puede serle útil al cliente y dale un toque personal. 

Puedes crear promociones con combos de tratamientos o  prueba concursos como “gánate un día de spa con nosotros”. Colócalos en redes sociales y arma unas condiciones a tus promociones que animen a tus seguidores a participar.

También, enfócate en ofrecer contenido de valor para tu cliente. Arma campañas con consejos de belleza o tips de cuidado personal.

Lo ideal es crear oportunidades que el consumidor perciba como únicas y que, en el proceso, también se acerque a ti. Porque al final tu objetivo es conseguir su fidelidad.

Nunca Olvides Medir y Analizar

En el desarrollo de los procesos de innovación y originalidad mencionados, recuerda observar y registrar las respuestas de tus compradores. 

Es decir, qué beneficios o pérdidas te generó haber realizado cierta acción. Analiza las promociones o publicaciones que tuvieron mejor aceptación. Con eso ¿Hubo aumento de las ventas o todo siguió igual? ¿Qué tratamiento se vendió más y cuál menos?

Sean valores positivos o negativos, registra todos los cambios, porque ellos te permiten analizar los comportamientos de tus clientes. 

Planifica 

La planificación es fundamental para definir qué, cómo y cuándo emprender una acción en beneficio del centro estético. Básicamente, consiste en un proceso de etapas que busca organizar actividades que nos lleven a cumplir ciertos objetivos.

Por lo general, se realizan para mejorar aspectos de nuestra organización. Por ejemplo, aumentar las ventas, atraer más clientes, aumentar el número de clientes fieles, etc. es decir, para generar resultados positivos para nuestra estética.  

Antes de comenzar es necesario contar con datos que permitan identificar dónde estamos y cómo mejorar o mantener ciertos resultados. Por eso, llevar registros medir y analizar es fundamental. Esa información será el punto de partida de los objetivos y toda la planificación.

Brinda una Excelente Atención y Experiencia a Tus Clientes

A pesar que parece evidente que la buena atención y la experiencia son fundamentales para el éxito de tu negocio; muchas estéticas descuidan este aspecto y es la razón de sus agendas vacías.

Como sabrás, tu competencia es bastante amplia. Existen muchos centros que ofrecen el mismo servicio que tu y pasan la semana con sus agendas llenas. Pero no creas que todos esos clientes son nuevos.

Ponte a pensar, si ofreces los mismos servicios, utilizas los mismos aparatos y vendes los mismos productos ¿Qué es lo que hace que sus clientes regresen a ellas y a la tuya no?

Para responder esa pregunta solo debemos identificar los criterios que utiliza el cliente para juzgar si una estética es buena o mala y decidir volver a ella o no. Ellos son: la calidad del trabajo terminado, la buena atención y la experiencia vivida.

Aunque la calidad del trabajo es fundamental, si durante el tratamiento el cliente percibe algo desagradable, la próxima, preferirá ir a otra estética. Esto te da una idea de lo importante que es la experiencia para ellos.

Entonces, además de enfocarte en hacer un buen trabajo, debes crear un ambiente agradable y mantener una buena atención. Coloca música, mantén una comunicación respetuosa, ofrece sugerencias, ofrece algo de tomar, etc.

Ofrece Facilidades y Diversidad en los Medios de Pago

Desde hace tiempo, al tradicional efectivo, se han sumado otras formas de pago que, poco a poco, van creciendo en popularidad y los clientes las utilizan con más frecuencia. Algunas de ellas son:

  • Pagos con tarjetas de crédito y débito. Es la forma de pago electrónica más extendida.
  • Transferencia electrónica. Es un sistema digital de pago que consiste en mover el dinero correspondiente al pago desde tu cuenta hasta la cuenta de persona a quien la realizas la compra.
  • Pago en línea sin necesidad de tarjeta.  Con servicios como Paypal puedes realizar pagos en línea sin necesidad que el vendedor conozca tus datos bancarios o personales.
  • Pagos a través de dispositivos móviles. Con este método puedes pagar a través de dispositivos móviles desde un punto de venta o a través de aplicaciones. Algunos ejemplos de estos métodos son: Android Pay, Apple Pay o Mobile Card.
  • Moneda virtual. Son monedas que únicamente existen en el espacio digital, pero tienen su equivalencia en dinero físico. Algunos ejemplos de ellos son: Ethereum, Bitcoin o Monero.

Las anteriores son algunas opciones. La idea es que tengas aquellas que sean comunes de usar por tus clientes. 

Dispone de un Sistema de Agendamiento de Citas Ordenado

Para evitar  problemas como: superposición de turnos, mal cálculo del tiempo, falta de personal, falta de equipos, etc. lo correcto es que lleves un sistema de agendamiento de citas estética ordenado.

Para esto, como te comentamos anteriormente, lo mejor es probar los sistemas digitales. Puedes utilizar desde una hoja de Excel modificada, hasta un software especial para centros estéticos. Solo es cuestión que te animes a probar. 

Agenda de citas para estéticas digitales
Atribución: Photo by Breakingpic from Pexels Bajo Licencia CCO

Estrategias Infalibles para Tener la Agenda Llena de tu Estética

Como ves, una agenda de citas estética desordenada sólo trae complicaciones. Por eso lo mejor es evitarla y para ello debes aplicar las siguientes estrategias.

Promueve Tu Estética y Tratamientos en las Redes Sociales

Abre una cuenta en redes sociales y promociónate. Es el medio más económico y de mayor alcance a nivel mundial. Solo ten en cuenta identificar las plataformas más usadas por tus posibles clientes y crea un perfil en ellas.

Para los centro de estética los mejores son: Instagram y facebook. Primero por su gran cantidad de usuarios y segundo porque poseen herramientas especiales para promoción de empresas. 

Realiza Alianzas Estratégicas y Obtén una Agenda de Citas de Estética Completa

Las alianzas son uno de los mecanismos de crecimiento más efectivo. Se basan en relaciones de ganar ganar donde ambas partes reciben beneficios con su unión.

Busca a organizaciones, marcas o personas afines a tu rubro o centro estético con quienes aliarte. Pueden crear convenios para promocionarse o intercambiar promoción por servicio. Por ejemplo. Alíate con un influencer que te mencione en tus redes y ofrece a cambio tus servicios o productos a él.

Otra estrategia es crear una campaña junto a otro negocio que ofrezca servicios parecidos o relacionados con el tuyo. Por ejemplo, si tienes un centro estético que únicamente ofrece tratamientos con aparatología, alíate con una peluquería y creen una promoción entre ambas.

Para Llenar la Agenda de Citas de Estética, Aplica Estrategias de Marketing y Ventas

Las estrategias de marketing son todas aquellas acciones que te permitirán mejorar la comercialización de tus productos o servicios. Es decir, que al aplicarlas mejoraras aspectos como ventas, fidelidad, atención al cliente, comunicación, etc. 

Si quieres saber más sobre ellas te invitamos a leer: Estrategias de Marketing: Tendencias 2020 para tu Estética

Realiza Promociones Especiales

Cada cierto tiempo crea una promoción para tus clientes. Pon ofertas por un día, crea promociones de referidos o alguna especial para en redes sociales. Piensa en que puede ser de provecho para tus clientes y arma tu promoción.

Arma Paquetes o Packs de Tratamientos para Tener Llena la Agenda de Citas de Estética

Hay tratamientos cuyos resultados aumentan si se hacen en combinación con otros. Aprovecha esta ventaja para crear packs. Con ello ofreces una alternativa que tu cliente apreciará, realizas una venta extra y generas otra oportunidad para que tu cliente regrese a tu estética. 

Ofrece Contenidos o Propuestas que Añadan Valor a Tu Clientela

Anteriormente te dijimos que es necesario que te hagas diferenciar de la competencia, porque así te destacaras y conectaras con tu público. Una de las mejores estrategias para conseguirlo es ofrecer contenidos o propuestas que añadan valor.

Con esto nos referimos a que, por ejemplo, tus cuentas de redes sociales sean más que vitrinas para exhibir tu trabajo. Aprovéchalas para crear un espacio donde ofrecer consejos, tips e información que esté dirigida a atender las necesidades de las personas, es decir, un espacio que aporte valor. 

Igualmente, cuando tengas pacientes en tratamientos contigo, aprovecha el momento para indicarle cómo cuidarse después del procedimiento que está recibiendo o qué otros tratamientos hacer para potenciar el resultado. 

Conclusión

Para mejorar tu sistema agenda de citas para estética es necesario que identifiques las fallas que tiene el que actualmente posees. Luego, aplica cualquiera de los consejos que te acabamos de dar. Utilízalos y veras grandes resultados. 

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