Software de Gestión para Estéticas: ¿Qué Debería Tener el Idóneo?

    

En oportunidades anteriores te hemos hablado sobre los beneficios de usar un software de gestión para estéticas. Lo más probable es que, gracias a eso, ahora, estás considerando utilizar alguno para tu centro estético.

Si es asi, ¡magnífico! Realmente aplaudimos tu decisión, porque los software modernizan y facilitan tareas como: la administración, atención al cliente, agendamiento de citas, facturación, entre otras tareas. 

Ahora, solo queda una cosa, que aprendas a escoger el mejor. Para eso, debes conocer las características básicas que no deben faltar en un buen software de gestión.  

¿Por Qué Deberías Contar con un Software de Gestión en Tu Centro de Estética?

Porque mejoras la gestión, aumentas la competitividad y amplias tu alcance en el mercado. Pero también, al utilizarlo, conseguirás otros beneficios, como:

  • Una agenda organizada, online y adaptada a tus necesidades. Un buen software de gestión permite agendar citas, asignar tareas y organizar de manera remota (online) el tiempo y trabajo.
  • Gestión de la información. Los softwares crean un base de datos con información de cada cliente. Esto ayuda a conocer a profundidad sus necesidades, permitiendote brindar una mejor experiencia y atención. 
  • Control de la facturación. Dependiendo de los servicios que ofrezca el software, podrás controlar la venta o facturación de los servicios de forma automática.
  • Llevar registro de ventas y controlar el rendimiento del equipo de trabajo. Estos sistemas generan informes y estadísticas con datos importantes como: ventas por servicio, rendimiento de tus auxiliares, nuevas suscripciones o por caducar, índice de facturación, citas agendadas, etc. 
  • Atraer nuevos clientes y conseguir su fidelización. El software que escojas debe traer herramientas de marketing que te ayudarán a conseguir nuevos clientes y fidelizar o retener los que ya ganaste.

En el siguiente video puedes ver las principales funciones de un buen sistema de gestión de estética: 

Software de Gestión para Peluquerías, Estéticas y Spas - Shortcuts Salon & Spa Solution

¿Cómo Puede Ayudarte un Buen Software de Gestión?

Todo negocio que desee consolidarse necesita controlar sus procesos y, para eso, lo mejor es la automatización. ¿Por qué? Porque te ayuda a simplificar tareas, controlar y gestionar eficientemente cada aspecto del centro estético.

Si no te encuentras 100% convencido, prueba las versiones gratis o utiliza el tiempo de prueba que muchas compañías ofrecen por tiempo limitado. De esta forma, te familiarizas con el sistema y podrás comprobar sus beneficios.

Para conocer algunos software gratuitos y de prueba te invitamos a leer: “Apps y Programas de Agendamiento de Citas Ideales para Tu Estética”.

Tipos de Software de Gestión Existentes

Existen cientos de sofware de gestión y sus tipos dependen de cuestiones como su origen, funciones o área comercial a la que ofrecen soluciones. Por ejemplo, si es un sistema para la facturación o, en cambio, es para gestión de recursos humanos.

Entre tantas clasificaciones, la primera que debes conocer, son los tipos que existen de acuerdo a su origen. En este caso, puedes encontrar de dos tipos:

  • Software de gestión a medida. Son sistemas creados desde cero por un programador. Suele ser una solución costosa pero que, a cambio, ofrece 100% de adaptabilidad, porque se crea pensando en tus necesidades. 
  • Software de gestión predefinido. Son los sistemas que normalmente consigues en el mercado y que ofrecen soluciones a necesidades comunes de los negocios. Son más económicos pero, a diferencia del anterior, tu eres quien debe adaptarse al sistema.

Ahora te mostramos los tipos de software de acuerdo a su almacenamiento:

  • De gestión en la nube. Son software en los que todo el sistema está disponible en la nube. Esto te permite acceder desde cualquier sitio con conexión a Internet y trabajar desde allí, sin necesidad de dirigirte a la estética. Además, corres con la ventaja de no perder todos los datos e información llegado el caso que la PC presente una falla o que debas cambiarla.
  • Software de gestión local.  Se refiere a los sistemas que se instalan para una red local y su uso sólo puede ser manejado por uno o varios equipos dentro de la empresa. Es decir sólo puedes acceder a él conectando desde alguna computadora que esté dentro de la red. 

Además de las dos clasificaciones que acabamos de ver, también se pueden dividir los tipos de sistemas de gestión de acuerdo a sus funciones. De esa manera, puedes encontrar software para:

  • Contabilidad y facturación. Son sistemas que permiten llevar registros contables y generar facturas automáticamente. Sus principales ventajas son la disminución de errores en los cálculos y el ahorro de espacio de almacenamiento físico. 
  • Comunicación interna. Estos facilitan la comunicación entre los miembros de la empresa. Permiten enviar y recibir archivos, comunicaciones, notificaciones, etc. 
  • Agendamiento de citas. Permiten organizar las agendas y pautar consultas. Dependiendo de las funciones que incorpore el que compres, los clientes podrán acceder al sistema y agendar automáticamente su cita.
  • Marketing. Son software creados exclusivamente para las tareas de mercadotecnia. 
  • Gestión de trabajo. Permiten la asignación de tareas y el control de avances de cada una.

Los anteriores son solo algunos ejemplos, porque la realidad es que  existen cientos de software de gestión que atienden necesidades específicas de las organizaciones. 

Tipos de software de gestión para estéticas
Atribución: Photo by  Mateus Campos Felipe on Unsplash on Unsplash Bajo Licencia CCO

En el caso de las estéticas, a veces, el trabajo es tan grande y las necesidades son tan amplias que se crean tipos de software especiales para ellas. 

Por ejemplo los software de gestión de estéticas que integran actividades como agendamiento de citas, marketing, gestión de trabajo, etc.  

Tips y Consejos para Elegir el Mejor Software de Gestión para Tu Estética

Como te enseñamos existen cientos de sofware de gestión. Pero ¿Cómo encontrar uno que se adapte a ti? ¿Será mejor que tomes uno exclusivo para una función o uno que integre varias funciones?

Para facilitarte la elección y que realmente el sistema ofrezca una solución, debes procurar que el que escojas tenga las siguientes caracteristicas: 

  • Actualizaciones. Debes fijarte que el software realice actualizaciones frecuentes a sus características. 
  • Adaptabilidad. El sistema debe adaptarse a tus requerimientos actuales, pero también a la evolución o cambios de la estética y el mercado a través del tiempo.
  • Actualizado a la ley vigente. El sistema que escojas debe cumplir con la regulación legal vigente que aplique para tu caso. Por ejemplo, si requieres de un sistema o el software incluye facturación o contabilidad, este debe funcionar de acuerdo a los requisitos legales que se exigen. 
  • Intuitivo. Es importante que escojas un software tenga una interfaz de fácil manejo, donde las funciones y los comandos sean fáciles de utilizar y realizar. 

Software de Gestión: Ítems y Requisitos Indispensables para Tu Centro Estético

Por la gran variedad de actividades que se realizan en una estética, lo mejor es utilizar un software que incluya todas estas funciones. 

En el mercado conseguirás cientos de opciones que ofrecen ser la solución idónea, pero para que realmente se conviertan en una ayuda, debes asegurarte que integren las siguientes funciones:

Facturación Centralizada

En todo negocio contar con exactos registros contables y de facturación es esencial para mantenerse. Principalmente, porque es la mejor manera de visualizar los ingresos y egresos del negocio.

Un software con facturación centralizada te permite generar automáticamente registros contables y facturas. Además, eliminan el error humano de los cálculos y facilita el pago de sueldos o comisiones a tus colaboradores.

Cash Flow

Contar con un sistema de gestión con esta herramienta te permitirá conocer la capacidad que tiene tu empresa de generar liquidez. Con su uso puedes acceder y ver al detalle saldos de: bancos, cajas, cheques, cuentas, etc.

También podrás proyectar y conocer la evolución financiera de tu empresa en el futuro.

Software de Gestión con Manejo de Costos

A través de la función “manejo de costos” podras manejar los diferentes centros de costos y conocer la rentabilidad de cada uno en tiempo real

Balance General Mensual

Para poder tomar decisiones financieras que mejoren la rentabilidad de tu centro estético, necesitas primero tener datos. Puedes conseguirlos de forma fácil y rápida a través de un software de gestión de estética que incluya esta herramienta.

Ella te genera un reporte desde el cual puedes visualizar el balance general de la empresa con una comparativa mensual. Esta información te ayuda a mejorar la gestión y tomar buenas decisiones.

Agendamiento de Turnos y Calendarización de Citas

Con esta aplicación de agendamiento de turnos puedes llevar agendas digitales y automáticas. Esto te ahorra una gran cantidad de tiempo porque, por lo general, el recepcionista debe atender los clientes, contestar el teléfono, buscar disponibilidad, agendar la cita y cobrar servicios. Con este sistema todo se simplifica. 

Dependiendo del software que utilices, el cliente podrá acceder directamente a tu agenda, ver la disponibilidad y agendar su cita. Todo sin necesidad de llamar o visitar la estética.

Registro y Control de Ventas

Esta herramienta crea registros de tus ventas. Con ella podrás conocer qué servicios son los mas solicitados o cuáles generaron más ingresos durante un periodo determinado. 

Software de Gestión con Control de Empleados y Horarios

Con esta aplicación puedes asignar tareas, controlar los horarios y visualizar las tareas realizadas o pendientes de tus colaboradores. También, podrás consultar la disponibilidad de cada uno en la semana para programar tratamientos u otras actividades. 

Gestión y Control de Stock

La gestión y control de stock te facilita el control del almacén. Puedes saber la cantidad de materiales que tienes de cada uno, los días en que se utilizó, cuándo se agotó o cuándo se repusieron nuevos materiales.

También, hay sistemas que envían una notificación automática al proveedor cuando se agota o está por acabarse algún producto. 

Gestión de Servicios

Con esta herramienta puedes administrar tus servicios individualmente o por packs. Lo normal es que un cliente se realice varios tratamientos así que, esta herramienta, facilita el control de los servicios realizados y los pendientes por realizar. 

Gestión de Clientes

Un software que incluya esta herramienta te permitirá crear bases de datos de tus clientes. Esa información la puedes usar para personalizar el servicio. Conociendo los gustos del comprador y utilizando datos como email y telefono para mantener el contacto constante con él y enviarle información de su interés. 

Informes Simples y Fáciles de Entender

Tienes que escoger un software que genere informes sencillos que te sean fáciles de leer. Si no estás acostumbrado a leer informacion contable, nada harás con un montón de números y datos que no sepas interpretar.

Por eso, debes escoger uno que te presente la información de forma fácil y amena.

Software de Gestión de Acciones de Marketing

Un buen software de gestión de estéticas incluye herramientas de marketing. Por ejemplo, un sistema de email marketing y de valoración del servicio. 

complementos para software de gestión de estética
Atribución: Photo by  Avel Chuklanov  on Unsplash on Unsplash Bajo Licencia CCO

Complemetos Más Valorizados de los Software de Gestión para Estéticas

Recordatorio de Citas

Sin dudas, la mejor herramienta de los software para estéticas es el recordatorio de citas. Este sistema no solo recuerda la cita, sino que también confirma la asistencia del paciente de forma automática.

Gracias a este complemento te liberas de la tarea de llamar para confirmar. Además, te permite controlar los horarios de atención de forma más precisa. 

Sistema de Valoración y Calificación de Clientes

Para mejorar la atención del centro de estética es importante que conozcas la opinión del cliente sobre el servicio. Por eso, los sistemas con valoración y calificación son muy apreciados dentro de un software.

Funcionan de forma automática, enviando correos a tus clientes con preguntas que lo ayudan a valorar el servicio. También, a través de aplicaciones o encuestas que aparecen en la página web del centro estético. 

Acceso y Control Remoto 

El acceso remoto es uno de los complementos que más buscan los gerentes de estéticas. Principalmente, porque con él pueden acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.

De esta manera, pueden estar al pendiente de cada detalle administrativo en tiempo real y sin la necesidad de encontrarse físicamente dentro del centro estético.

Programas de Fidelización

Además de conseguir un nuevo cliente, otra tarea muy importante es lograr que este se fidelice con el centro estético. Por eso, es fundamental que tu software integre herramientas de fidelización que faciliten esa tarea.

Cuando estés consultando por el software pregunta al proveedor si las posee y cuáles exactamente incluye. 

App para Clientes

La opción o complemento más apreciado por las estéticas es la app de agendamiento para clientes. Con esta opción, cada cliente podrá agendar su cita desde su teléfono inteligente. 

Su uso debe ser sencillo. La idea es que únicamente deba entrar al sistema, escoger el tratamiento, el día y la hora disponible.

CRM 

Se refiere a la gestión de relación con el cliente. Es importante que te asegures que el software que escojas incluya funciones que te ayuden en mejorar, consolidar y mantener la relación con el cliente. 

En caso de no contar con un software que tenga ya incorporado un CRM, prioriza aquel que pueda integrarse mediante una API o integración especial.

Conclusión

Los software de gestión para estéticas son herramientas tecnológicas que facilitan las tareas administrativas del local. Es importante que a la hora de escogerlo consideres las funciones que trae.

Siempre debes escoger en función de tus necesidades y pensando en las herramientas que necesitas para optimizar el trabajo del centro estético. 

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